Cuando tres propuestas para el mismo sitio web llegan con grandes diferencias, rara vez significa que dos agencias estén equivocadas. Normalmente significa que cada una hizo una suposición sobre algo que el pliego omitió. Este artículo está dirigido al responsable de programas o de comunicación que tiene que redactar los términos de referencia y luego comparar lo que recibe.
Para qué sirven los términos de referencia
El Manual de Adquisiciones de las Naciones Unidas describe los términos de referencia como “una descripción del alcance del trabajo de los servicios, que por lo general indica el trabajo que se debe realizar, el nivel de calidad y de esfuerzo, el calendario y los productos entregables”. Añade que ese documento suele ser la primera y principal vía por la que un proveedor conoce lo que usted necesita, y que unos términos claros limitan el riesgo para ambas partes.
El Manual advierte en ambos sentidos. La especificación excesiva “puede aumentar los precios, reducir el número de ofertas o ambas cosas”. La especificación insuficiente es el error contrario: se omite información esencial. En un sitio web, ese segundo error es el que sale caro. Una agencia que no puede ver cuánto contenido hay que trasladar añadirá un amplio margen por ello, o bien presupuestará bajo y volverá más tarde.
“Cuando dos presupuestos difieren, pregunte qué supuso cada agencia. La diferencia suele estar en el pliego.”
Qué contar antes de enviarlo
- Tipos de página, no páginas. Enumere las plantillas que necesita: inicio, artículo, documento, evento, país. El costo de diseño y desarrollo depende del número de tipos, no del número de páginas.
- Lo que hay que trasladar. Cuántas páginas y documentos tiene el sitio actual y cuáles pueden quedarse atrás. Cuéntelos desde el sistema de contenidos si puede, porque un rastreo no detecta lo que no está enlazado.
- Idiomas. Cuáles en el lanzamiento, cuáles más adelante, si alguno se lee de derecha a izquierda y quién se encarga de la traducción.
- Conexiones. Nombre cada sistema externo: pagos, lista de correo, paneles de datos, inicio de sesión único. Indique quién tiene cada cuenta.
- Editores. Cuántas personas actualizarán el sitio, con qué frecuencia y cuánta formación necesitan.
- Normas. El nivel de accesibilidad, un límite de peso de página, dónde puede alojarse el sitio y cualquier norma de protección de datos.
Diga cómo va a decidir
El Manual establece que los documentos de licitación deben indicar los criterios de evaluación, y que el equilibrio entre la puntuación técnica y la comercial debe fijarse antes de publicar una solicitud de propuestas. Siga esa pauta aunque sus propias normas no lo exijan. Las agencias redactan mejores propuestas cuando saben qué se va a puntuar.
Después, indique un rango de presupuesto. No debilita su posición. Le dice a cada agencia qué nivel de trabajo proponer, de modo que usted compare respuestas a la misma pregunta. Organice una ronda de preguntas y comparta cada respuesta con todos los licitadores.