Lorsque trois offres pour le même site web reviennent très éloignées, cela signifie rarement que deux agences se trompent. Cela signifie généralement que chacune a deviné quelque chose que le cahier des charges passait sous silence. Ce texte s’adresse au chargé de programme ou de communication qui doit rédiger les termes de référence, puis comparer les réponses reçues.
À quoi servent les termes de référence
Le Manuel des achats des Nations Unies décrit les termes de référence comme « une description de l’étendue des travaux pour des services, indiquant généralement le travail à effectuer, le niveau de qualité et d’effort, le calendrier et les livrables ». Il ajoute que ce document est souvent la première et principale présentation de vos besoins à un fournisseur, et que des termes clairs limitent le risque pour les deux parties.
Le Manuel met en garde dans les deux sens. Un excès de spécifications « peut augmenter les prix et/ou réduire le nombre d’offres ». L’insuffisance de spécifications est l’erreur inverse : des informations essentielles sont omises. Pour un site web, c’est cette seconde erreur qui coûte cher. Une agence qui ne voit pas quelle quantité de contenu doit être transférée prévoira une large marge, ou fera un devis bas et reviendra vers vous plus tard.
“Lorsque deux devis diffèrent, demandez ce que chaque agence a supposé. L’écart vient généralement du cahier des charges.”
Ce qu’il faut compter avant l’envoi
- Les types de page, pas les pages. Énumérez les modèles dont vous avez besoin : accueil, article, document, événement, pays. Le coût de conception et de développement dépend du nombre de types, non du nombre de pages.
- Ce qui doit être transféré. Combien de pages et de documents figurent sur le site actuel, et lesquels peuvent être laissés de côté. Comptez-les depuis le système de gestion de contenu si vous le pouvez, car une exploration automatique manque ce qui n’est pas lié.
- Les langues. Lesquelles au lancement, lesquelles plus tard, si certaines se lisent de droite à gauche, et qui assure la traduction.
- Les connexions. Nommez chaque système externe : paiements, liste de diffusion, tableaux de bord, authentification unique. Indiquez qui détient chaque compte.
- Les rédacteurs. Combien de personnes mettront à jour le site, à quelle fréquence, et quelle formation il leur faut.
- Les normes. Le niveau d’accessibilité, une limite de poids de page, le lieu où le site peut être hébergé et les éventuelles règles de protection des données.
Dites comment vous déciderez
Le Manuel précise que les documents de sollicitation doivent indiquer les critères d’évaluation, et que l’équilibre entre notation technique et notation commerciale doit être fixé avant l’envoi d’une demande de propositions. Suivez ce principe même si vos propres règles ne l’exigent pas. Les agences rédigent de meilleures offres lorsqu’elles savent ce qui sera noté.
Donnez ensuite une fourchette de budget. Cela n’affaiblit pas votre position. Cela indique à chaque agence le niveau de travail à proposer : vous comparez ainsi des réponses à une même question. Organisez une seule série de questions et communiquez chaque réponse à tous les soumissionnaires.