Quando três propostas para o mesmo site são muito diferentes, raramente significa que duas agências estão erradas. Em geral, significa que cada uma tentou adivinhar algo que a descrição omitiu. Este texto destina-se ao técnico de programas ou de comunicação que tem de redigir os termos de referência e depois comparar o que recebe.
Para que servem os termos de referência
O Manual de Aquisições das Nações Unidas descreve os termos de referência como “uma descrição do âmbito do trabalho para serviços, que indica geralmente o trabalho a realizar, o nível de qualidade e de esforço, o calendário e os resultados a entregar”. Acrescenta que o documento é muitas vezes a primeira e principal apresentação daquilo de que precisa a um fornecedor, e que termos claros limitam o risco para ambas as partes.
O Manual adverte nos dois sentidos. O excesso de especificação “pode aumentar os preços e/ou diminuir o número de propostas”. A falta de especificação é a falha oposta: fica de fora informação essencial. Num site, esta segunda falha é a que sai cara. Uma agência que não consegue ver quantos conteúdos têm de ser migrados ou acrescenta uma grande margem, ou apresenta um valor baixo e volta mais tarde.
“Quando dois orçamentos diferem, pergunte o que cada agência pressupôs. A diferença costuma estar na descrição.”
O que contar antes de enviar
- Tipos de página, não páginas. Liste os modelos de que precisa: página inicial, artigo, documento, evento, país. O custo de design e construção depende do número de tipos, não do número de páginas.
- O que tem de ser migrado. Quantas páginas e documentos há no site atual e quais podem ficar para trás. Conte-os a partir do sistema de conteúdos, se possível, porque um rastreio não deteta o que não tem ligações.
- Línguas. Quais no lançamento, quais mais tarde, se alguma se lê da direita para a esquerda e quem faz a tradução.
- Ligações. Indique cada sistema externo: pagamentos, lista de distribuição, painéis de dados, início de sessão único. Diga quem detém cada conta.
- Editores. Quantas pessoas vão atualizar o site, com que frequência e de quanta formação precisam.
- Normas. O nível de acessibilidade, um limite de peso das páginas, onde o site pode ser alojado e eventuais regras de proteção de dados.
Diga como vai decidir
O Manual determina que os documentos de concurso indiquem os critérios de avaliação e que o equilíbrio entre a pontuação técnica e a comercial seja definido antes de se lançar um pedido de propostas. Siga esta regra mesmo que as suas próprias normas não o exijam. As agências redigem melhores propostas quando sabem o que vai ser pontuado.
Depois, indique um intervalo de orçamento. Não enfraquece a sua posição. Diz a cada agência que nível de trabalho deve propor, para que compare respostas à mesma pergunta. Organize uma ronda de perguntas e partilhe todas as respostas com todos os concorrentes.